Digitizar, digitalizar e automatizar de processos. Qual a relação destes com a transformação digital nas empresas?

Se você já reconhece a importância da transformação digital nas empresas, vale saber o que é digitização, digitalização e automação de processos. Todos essas podem fazer parte da TD, entretanto, não são mesma coisa! Entenda.

Muitos empreendedores reconhecem a importância da transformação digital para seu negócios. Porém, há uma grande diferença entre identificar algo e estar, de fato, pronto para isso.


A transformação digital nas empresas passa por alguns estágios. Primeiro, precisamos compreender que o uso de novas tecnologias não é o objetivo final, mas um meio para alcançar a inovação. Depois, temos que modificar nosso mindset, a cultura empresarial e as operações. 


Em outras palavras, esse processo vai envolver em algum momento:


  1. Digitizar a empresa, tornando o modelo de negócios digital;
  2. Digitalizar documentos, informações e processos;
  3. Automatizar o que for necessário.


Nas próximas linhas explicamos as diferenças entre cada um desses itens, e desenhamos um breve “tutorial” para empresas que querem se transformar digitalmente. Vale lembrar que não existe receita de bolo. Cada negócio é único e possui suas próprias necessidades e demandas. Sendo assim, utilize esse post como um guia e conte com nosso apoio se precisar de ajuda para cocriar suas próprias soluções personalizadas. 😉



Mudanças de mercado


Tudo o que acontece dentro de uma empresa passa por algum processo. 


No passado, várias dessas atividades eram 100% manuais. Não haviam alternativas. Documentos tinham que ser impressos e enviados pelo Correio. Negócios em regiões distantes exigiam horas de viagem e longas conversas ao telefone. Essa dinâmica, além de tomar bastante tempo, aumentava os custos empresariais.


Hoje, com a internet, a computação em nuvem e outras tecnologias, o cenário é  muito diferente. Em poucos cliques assinamos contratos, acessamos dados e desenrolamos operações com bem menos entraves. Ganhamos agilidade, praticidade e poupamos recursos. 


Essa transformação foi impulsionada por uma mudança de comportamento tanto dos consumidores finais quanto do próprio ecossistema de negócios.


Muitos fornecedores, por exemplo, atualmente negociam em sistemas integrados. Além disso,  o próprio Fisco “forçou” a contabilidade digital para entrega de documentos como o SPED. 


Ou seja, não faz sentido nos mantermos alheios à transformação digital se tudo ao nosso redor está se digitizando. Quem insiste no analógico quando há opções, certamente passará apertos no futuro. 



Digitizar, digitalizar ou automatizar processos?


Nesse momento, a transformação digital está cada vez mais em alta. Vemos empresas de todos os portes e segmentos buscando maneiras de readequar seus processos para acompanhar o ritmo do mercado.  


Porém, sua popularização fez com que as palavras “digitizar”, “digitalizar” e “automatizar” se tornassem equivalentes. Encontramos muitos artigos abordando esses termos como se fossem a mesma coisa. Na verdade, essa relativização está errada


Vamos te explicar a diferença:


Digitizar é transformar o negócio em digital, o que exige mudanças no modelo de atuação. Para isso, a empresa deve abraçar novos processos, sistemas, ferramentas e meios de colaboração.


Agora, quando falamos em digitalização, nos referimos à passagem de dados físicos para o formato digital, ou ainda, realizar atividades, do início ao fim, sem a utilização de papel. Nesse caso, todas as informações são geradas, transmitidas e acessadas online.


Após digitizar a empresa e digitalizar dados, podemos partir para a próxima etapa: a automação. 


Automatizar processos é torná-los mais eficientes e velozes, utilizando tecnologias como Big Data, Data Analytics, Machine Learning, entre outras. Com essas ferramentas, atividades corriqueiras e repetitivas podem ser realizadas automaticamente, reduzindo custos e erros.


Essas três partes atuando em conjunto com a transformação digital impulsionam o crescimento das empresas, como veremos a seguir. 



O que é transformação digital, afinal?


Uma mudança profunda e significativa, que envolve modificações estruturais, utilizando a tecnologia para alcançar seus objetivos. Isso é transformação digital nas empresas. 

Em suma, trata-se de um processo no qual as instituições utilizam o que há de mais tecnológico na atualidade para aumentar a produtividade e potencializar resultados. É algo mais amplo, onde a tecnologia ocupa um lugar central na organização. 

Logo, ela pode, sim, envolver a digitização, a digitalização e/ou a automação. Mas, seu intuito é gerar valor para os clientes e aumentar a vantagem competitiva. 

A empresa que pretende aderir à transformação digital precisa, primeiro, reavaliar seus processos, modificar sua cultural e, então, adotar novas tecnologias.  


Como implementar a transformação digital nas empresas


Agora que compreendemos a teoria, vamos colocar a mão na massa! Como uma empresa pode praticar a transformação digital? Sugerimos um passo a passo abaixo. Avalie o que faz sentido para você e adapte o que precisar. 😉

1. Repense seu modelo de negócios

A primeira coisa que precisa ser feita é uma reavaliação do modelo de negócios. Ele é compatível com o mercado? Qual é o contexto atual? Quais rupturas observamos? Como podemos nos adaptar às mudanças? 

Vale lembrar que a transformação digital nas empresas é estrutural - e não apenas operacional. Isso quer dizer que você precisa revisar suas atuais parcerias, atividades e recursos-chave, sua proposta de valor, o relacionamento com seus clientes, canais de atuação, entre outros. 

Reflita sobre as perguntas acima, faça algumas pesquisas e avance para a próxima parte. 


2. Mude a cultura empresarial 

Para que nossos planos saiam do papel, todos stakeholders precisam comprar nossa nova ideia. Afinal, não sairemos do lugar enquanto estivermos presos à zona de conforto. 

Dê uma olhada nos seus indicadores de performance.  Avalie as práticas de gestão, hábitos, comportamentos. O que impede a empresa de atingir seu pleno potencial? O que podemos melhorar?

Nessa etapa, precisamos que a comunicação seja o mais clara e transparente possível, garantindo que todos os envolvidos estejam na mesma página. 

 

3. Reavalie seus processos

Muitas das atividades que realizamos podem ser facilitadas e otimizadas. Às vezes, não utilizamos uma ferramenta da melhor forma ou repetimos padrões sem perceber que poderiam ser diferentes.

A única maneira de descobrirmos se as operações têm consistência e são eficazes é avaliando seu desempenho. Portanto, analise ciclos de produtos, fluxos de venda, procedimentos administrativos… Quais processos precisam ser modificados e atualizados? Que tecnologias podemos usar para isso? 

 

4. Capacite sua equipe

O próximo passo envolve mais uma reflexão: sua equipe tem o conhecimento técnico necessário para trabalhar com as novas tecnologias?

Dificuldades como essa podem frustrar os colaboradores e prejudicar os resultados. Portanto, invista no seu time. Elabore um plano para que todos desenvolvam as habilidades essenciais à transformação digital. 

 

5. Otimize a experiência do usuário

Um bom ponto de partida para a transformação digital nas empresas é repensar a experiência do usuário. Onde podemos agregar valor para encantar e satisfazer cada vez mais nossos clientes? Na entrega? No atendimento? 

A dica é testar algumas possibilidades e analisar a implementação, a adaptação e aceitação dos usuários. Falamos mais sobre esse assunto  aqui

 

6. Digitize a inteligência do negócio

A tecnologia não pode ser vista apenas como um apoio às operações do dia a dia. Como já dissemos, na transformação digital, ela se torna o core da empresa, ou seja, uma ferramenta fundamental para a gestão e a tomada de decisões. 

Ainda hoje, muitas empresas baseiam suas escolhas no famoso “feeling” ou na experiência dos gestores. Claro que essas opções são interessantes, contudo estão suscetíveis a erros e alterações bruscas no modelo econômico. 

Nesse ponto, tecnologias como Big Data e Business Intelligence, capazes de coletar, processar e analisar um grande volume de dados, desenham comportamentos, indicam tendências e comportamentos de mercado. 

Com base nessas informações, sua empresa não conta com a sorte para decidir qual produto lançar e em que momento. Os dados trarão essas informações, aumentando as chances de sucesso. 

Portanto, digitize a inteligência do seu negócio. Esse é um importante passo rumo à transformação digital nas empresas. 

 

Confira mais dicas para aplicar a transformação digital nas empresas


Transformação digital, para que te quero?


Quando a tecnologia se torna o “coração” de uma empresa, todas as suas atividades são influenciadas por ela. Conseguimos melhorar, de forma exponencial, o desempenho e a comunicação de todos os envolvidos. 


Otimizando nossas operações, evitamos desperdícios, reduzimos custos e aumentamos a satisfação de nossos clientes. Além disso, temos mais controle sobre processos, identificando com facilidade, onde estão os gargalhos e as decisões que precisam ser tomadas.


Não podemos esquecer, é claro, da vantagem competitiva. Se acompanhamos e nos adaptamos às tendências de mercado, temos mais chances de inovar e sair na frente. Portanto, fique de olho nas mudanças de comportamento, em especial no consumidor 4.0


É claro que aqui estou trazendo apenas um pequeno panorama dos benefícios da transformação digital nas empresas. Conforme o segmento, as vantagens ganham seu próprio tm. Veja como ocorre a transformação digital na saúde e na educação, por exemplo.  


Agora, a pergunta que não quer calar é: com base no que nós vimos até aqui, você acha que a sua empresa está pronta para a transformação digital? 🤔

Conte conosco se precisar de uma ajudinha para adentrar nesse universo.

Cláudia Bär

Redatora | Designer e produtora de conteúdo. Curiosa pela vida, o Universo e tudo mais.

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